Wie ein Handwerksbetrieb seine Daten im eigenen Haus behält

Ein häufiges Bild in kleinen Betrieben: Die Auftragsfotos liegen über mehrere Cloud-Konten verteilt, einige betrieblich, einige privat von Mitarbeitenden angelegt, die zum Teil längst nicht mehr im Betrieb sind. Solange alles läuft, fällt das niemandem auf. Schwierig wird es, wenn nach Jahren das Foto eines bestimmten Zählerschranks gebraucht wird, wenn ein Anbieter seine Bedingungen ändert oder wenn jemand den Betrieb verlässt und seinen Zugang mitnimmt.

So sieht Digitalisierung aus, wenn sie einfach passiert, statt geplant zu werden. Ein Handwerksbetrieb braucht keine IT-Abteilung, um das anders zu machen. In diesem Beitrag zeigen wir den Weg, den wir selbst gehen und mit CRAFTWERK für Betriebe einrichten: Berichte und Dokumente mit CRAFTWERK, Dateien und Kalender mit Nextcloud, Fotos mit Immich und dazu die Frage, ob der Server im eigenen Büro steht oder gemanagt läuft.

Der rote Faden: Daten, die im Betrieb entstehen, bleiben unter Kontrolle des Betriebs. Das verlangen Aufbewahrungspflichten, die DSGVO und der ganz normale Betriebsalltag.

Welche Daten im Handwerksbetrieb anfallen

Handwerksbetriebe erzeugen mehr sensible Daten, als den meisten bewusst ist: Einsatzberichte mit Kundennamen und Adressen, Fotos aus Privatwohnungen, Messprotokolle, Arbeitszeiten, Lohndaten. Vieles davon unterliegt Aufbewahrungsfristen, alles davon der DSGVO.

Wer diese Daten in eine beliebige Cloud kopiert, hat drei Probleme:

1. Abhängigkeit: Preiserhöhung, Kontosperrung oder das Ende des Dienstes treffen den Betrieb, ohne dass er Einfluss darauf hat.
2. Rechtslage: Bei Anbietern außerhalb der EU ist die Auftragsverarbeitung oft ein Graubereich, den sich kleine Betriebe schönreden.
3. Auffindbarkeit: Daten, die „irgendwo“ liegen, helfen im Gewährleistungsfall nicht. Wer nach vier Jahren das Foto einer Klemmstelle braucht, muss es schnell finden.

Zurück zum Papier will niemand. Welche Infrastruktur passt, hängt von Datenmenge, Zahl der Zugriffe, Wartung und Kosten ab. Die Bausteine, die wir hier vorstellen, sind erprobt und größtenteils Open Source.

CRAFTWERK auf der Baustelle und im Büro

CRAFTWERK ist unsere Berichte-App für genau diesen Alltag: Einsatzberichte mit Fotos und Unterschrift direkt beim Kunden, Notizen auf A4-Seiten, Rechner und Fachwissen für fünf Gewerke. Die App arbeitet offline, weil Keller und Neubau selten gutes Netz haben.

Für die Datenfrage zählt, wo die Daten liegen. Bei Free und Pro bleiben Berichte, Notizen und Fotos auf dem Gerät. Für die Update-Prüfung kontaktiert die App den Lizenzserver; weitere technische Übertragungen und wählbare Dienste beschreibt die Datenschutzerklärung der App. Die Team-Version arbeitet mit einem Firmenserver. Lokal steht er im Betrieb, und die Daten liegen im eigenen Haus. Gemanagt läuft er als eigene, von uns betreute Instanz in einem deutschen Rechenzentrum. In beiden Fällen legt der Betrieb fest, wo Berichte, Fotos und Kundendaten liegen, und es ist sein eigener Server, keine geteilte Plattform eines Cloud-Anbieters.

Die Ablage in der Team-Version

Seit Version 1.1 hat die Team-Version eine eigene Dateiablage auf diesem Server. Die App nennt sie Dateiablage, im Team-Betrieb auch Team-Ablage. Dort liegt, was zu Kunden und Vorgängen gehört: die PDFs der Berichte, Fotos aus Berichten und Terminen, Notizen, Diktate, Pläne, Lieferscheine, Angebote und Rechnungen.

• Beim Ablegen prüft der Server jede Datei auf Schadsoftware und liest den Text aus PDFs und Fotos heraus. Die Suche findet damit auch Wörter in eingescannten Belegen.
• Die Rechte hängen an der Kategorie. Ein Monteur sieht zum Beispiel Fotos, Pläne und Lieferscheine, aber keine Angebote und Rechnungen.
• Was ohne Vorgang ankommt, etwa ein fotografierter Lieferschein, landet im Eingang. Das Büro ordnet es dort zu.
• Die Ablage schlägt Vorgang, Kategorie und Belegdatum vor. Übernommen wird ein Vorschlag nur, wenn jemand ihn bestätigt.
• Jede Änderung einer Notiz wird eine neue Fassung, Gelöschtes wandert erst in den Papierkorb. Anmerkungen auf einem PDF liegen als eigene Ebene darüber, das Original bleibt unverändert.
• Was die Verwaltung bucht, ist danach unveränderbar festgeschrieben.
• Einen Vorgang kann man vor der Fahrt auf das Gerät laden und hat seine Unterlagen dann auch ohne Netz dabei.

Was Nextcloud weiter erledigt

Die Ablage ersetzt Nextcloud nicht, die beiden arbeiten zusammen. Die Termine laufen in beide Richtungen: Was im Nextcloud-Kalender steht, erscheint in CRAFTWERK. Ändert jemand in der App Ort, Zeit, Titel oder Beschreibung eines Termins, geht die Änderung zurück in den Kalender, und die App meldet nach dem Speichern, was in Nextcloud angekommen ist. Abwesenheiten und die fertigen Berichts-PDFs schreibt der Server zusätzlich in die Nextcloud.

Die Arbeitsteilung ist damit klar. In der CRAFTWERK-Ablage liegt, was an Kunde und Vorgang hängt. Vorlagen, Kalkulationen, Verträge und alles andere ohne Vorgangsbezug bleiben in der Nextcloud. Private Fotos der Firmenfeier gehören in keines von beiden.

So läuft die Einrichtung der Team-Version

• Bestandsaufnahme: Welche Geräte sind im Einsatz, wer braucht welche Rolle (Monteur, Büro, Verwaltung), wohin sollen die Daten, und was betreut bereits ein IT-Dienstleister?
• Server-Bereitstellung: lokal auf kompakter Hardware im Netzwerkschrank oder gemanagt, dazu unten mehr.
• Rollout: App auf die Geräte, Zugänge einrichten, ein gemeinsamer Probelauf mit echten Berichten.

Nextcloud für Dateien, Kalender und Kontakte

Nextcloud ist das Open-Source-Gegenstück zu Dropbox und OneDrive und läuft auf dem eigenen Server. Für einen Handwerksbetrieb heißt das konkret:

• Projektordner pro Baustelle, auf die Büro und Monteure gleichermaßen zugreifen, vom Smartphone, Tablet oder PC.
• Freigabe-Links für Kunden und Planer, mit Ablaufdatum und Passwort, statt übergroßer E-Mail-Anhänge.
• Automatische Synchronisation der Büro-PCs, damit die Kalkulation nicht an einem einzigen Rechner hängt.
• Kalender und Kontakte, im Betrieb geteilt, ohne dass ein Google-Konto dazwischenhängt. Die Termine sind dieselben, die CRAFTWERK in der Team-Version zeigt.

Eine sauber eingerichtete Nextcloud kann mehrere Einzeldienste ersetzen. Wichtig ist die Ersteinrichtung: Ordnerstruktur, Rechtekonzept und Sicherung müssen einmal richtig aufgesetzt werden. Sonst wächst dort dasselbe Durcheinander wie vorher im Cloud-Speicher. Nutzt Ihr Betrieb bereits eine Nextcloud, binden wir CRAFTWERK an diese an.

Immich für die Fotos der Diensthandys

Fotos sind im Handwerk Beweismittel: Vorher und Nachher, Verlegewege vor dem Verputzen, Typenschilder, Mängel bei der Übernahme. Auf den Diensthandys sammeln sich davon Tausende, und die automatische Sicherung läuft, wenn überhaupt, in die Privat-Cloud des jeweiligen Herstellers.

Immich ist eine selbst gehostete Fotoverwaltung, die sich wie die gewohnte Galerie-App bedienen lässt. Die Diensthandys sichern ihre Fotos automatisch auf den Betriebsserver. Suchen lässt sich nach Datum, Ort und dank Bilderkennung auch nach Inhalt. „Alle Fotos von Zählerschränken aus dem März“ ist damit eine Suchanfrage und kein Nachmittagsprojekt.

Uns überzeugt daran vor allem eins: Die Bilderkennung läuft auf dem eigenen Server. Kein Foto geht zur Analyse an einen fremden Dienst. So stellen wir uns KI im Betrieb vor, das Werkzeug kommt zu den Daten. Wie wir das grundsätzlich halten, steht im Beitrag über KI in der Handwerksverwaltung.

Wo der Server steht

CRAFTWERK Team, Nextcloud und Immich brauchen ein Zuhause. Dafür gibt es zwei ehrliche Antworten, und welche passt, hängt vom Betrieb ab.

Eine Grenze gilt für beide: Den CRAFTWERK-Teamserver richten wir ein und betreiben ihn auf Wunsch, mit Nextcloud und Immich daneben, wenn Sie das möchten. Ihre übrige IT bleibt, wo sie ist. Microsoft 365, Benutzerkonten, Server für andere Zwecke und bestehende Fachsoftware betreut weiter Ihr IT-Dienstleister, und mit ihm stimmen wir uns ab.

Der Server steht im Betrieb

Ein kompakter Server im 19-Zoll-Schrank neben dem Patchfeld, oft reicht ein Gerät in der Größe eines Schuhkartons. Darauf laufen der CRAFTWERK-Server, Nextcloud und Immich nebeneinander, sauber getrennt in Containern.

Dafür spricht: Kontrolle im eigenen Haus, keine laufenden Hosting-Kosten, die Daten liegen physisch im Betrieb, und im lokalen Netz ist alles schnell. Für Betriebe mit eigener Netzwerk-Infrastruktur mit Serverschrank, USV und ordentlicher Verkabelung ist das der naheliegende Schritt.

Dagegen spricht: Jemand muss sich kümmern: Updates, Sicherungen, der Blick auf die Festplatten. Das übernehmen wir für den CRAFTWERK-Server auf Wunsch im Wartungsvertrag, aber es muss geregelt sein. Ein ungewarteter Server ist auf Dauer ein Risiko.

Der Server läuft gemanagt im deutschen Rechenzentrum

Der Betrieb bekommt seine eigene Instanz auf Servern in einem deutschen Rechenzentrum, getrennt von anderen Kunden. Die Daten liegen dann nicht im Betrieb, sondern in diesem Rechenzentrum. Wir übernehmen Betrieb, Updates, Überwachung und Sicherungen.

Dafür spricht: kein Wartungsaufwand im Betrieb, Zugriff von überall ohne Eingriffe ins eigene Netz, planbare monatliche Kosten. Dagegen spricht: laufende Kosten und die Abhängigkeit von einem Dienstleister. Weil gemanagt dieselbe Software läuft wie im Betrieb, lässt sich der Server grundsätzlich später auf eigene Hardware umziehen. Datenumfang, Exportformate und nötige Anpassungen klären wir vorher. Wie gut sich andere Dienste umziehen lassen, hängt von deren Exportformaten, Schnittstellen und Vertragsbedingungen ab.

Man kann gemanagt starten und den Server ins Haus holen, wenn die Abläufe sitzen. Der umgekehrte Weg ist ebenfalls möglich.

Arbeitsplätze mit Linux und macOS

Die beste Server-Infrastruktur nützt wenig, wenn die Arbeitsplätze davor nicht mitspielen. Deshalb gehört zur Einrichtung immer der Blick auf die Endgeräte. In unserem eigenen Betrieb läuft kein Windows mehr. Wir arbeiten mit Linux, vor allem Ubuntu und CachyOS, und mit macOS. Beides kommt ohne Lizenzketten aus, lässt sich sauber automatisieren und hält Hardware länger im Dienst.

Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Ein älterer Büro-PC ist mit einem schlanken Linux oft noch ein brauchbarer Arbeitsplatz für Aufgaben, für die niemand einen neuen Rechner kaufen würde. Das senkt die Kosten der Umstellung und verlängert die Lebensdauer von Geräten, die sonst ausgetauscht würden.

Hat Ihr Betrieb einen IT-Dienstleister, bleiben Betriebssysteme, Benutzerkonten und Software bei ihm. Wir richten dann die Arbeitsplätze in Abstimmung mit ihm ein und sorgen für Strom, Netzwerk und den CRAFTWERK-Zugang.

Der Arbeitsplatz vom Stromkreis bis zum Anschluss

Weil Stromkreis, Datenleitung und Arbeitsplatz bei uns in einem Auftrag liegen, gibt es keine Reibung zwischen drei Gewerken. So sieht die Kette aus, wenn ein Betrieb einen neuen Büro- oder Werkstattplatz braucht:

1. Stromkreis und Absicherung: ein eigener, sauber abgesicherter Stromkreis für den Arbeitsplatz, bei Bedarf mit Überspannungsschutz und Vorbereitung für eine USV. Über diese Grundlage denkt niemand nach, bis der erste Rechner beim Staubsaugen ausgeht.
2. Datenleitung: Cat-6A- oder Cat-7-Verkabelung zur Dose, sauber aufs Patchfeld aufgelegt und mit Messprotokoll nach DIN EN 50173 dokumentiert.
3. Glasfaser, wo sie sich lohnt: vom FTTH-Hausanschluss bis zum Glasfaser-Backbone zwischen Gebäudeteilen, Werkstatt und Büro, gespleißt und mit OTDR gemessen.
4. WLAN mit Plan: Ausleuchtung per Site-Survey, wo kein Kabel hinkommt, also in der Werkstatt, im Lager und auf dem Hof.
5. Hardware: PC oder Thin Client, Monitore, Drucker, Dockingstations, USV, ausgelegt nach der Aufgabe und nicht nach dem Katalog.
6. Einbindung: Nextcloud-Sync, Drucker und Netzlaufwerke, CRAFTWERK-Zugang, bei Linux- oder macOS-Arbeitsplätzen auf Wunsch auch das Betriebssystem. Wir übergeben den Platz fertig eingerichtet und weisen ein.

Das ist derselbe Anspruch, den wir an eine Elektroinstallation stellen: Es funktioniert, und es ist dokumentiert. Details stehen auf den Leistungsseiten zur technischen Arbeitsplatz-Ausstattung und zur Netzwerk-Infrastruktur.

Sicherung und Updates gehören dazu

Ein eigener Server bedeutet eigene Verantwortung. Drei Dinge sind nicht verhandelbar:

1. Sicherung nach 3-2-1: drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus. Bei uns heißt das üblicherweise: Server, lokales NAS und eine verschlüsselte Sicherung in ein zweites Rechenzentrum oder auf rotierende Platten. Wie eine belastbare Sicherungsstrategie aussieht, steht im Beitrag zur Absicherung vernetzter Haustechnik. Die Prinzipien sind dieselben.
2. Netztrennung: Server und Bürogeräte gehören in getrennte Netzsegmente, das Gäste-WLAN sowieso. Bei einer ordentlichen Netzwerkinstallation ist das eine Frage der Konfiguration.
3. Ein Verantwortlicher für Updates: Ob Wartungsvertrag oder eigener Mitarbeiter, es muss feststehen, wer monatlich Updates einspielt und die Sicherungen probeweise zurückspielt. Eine Sicherung, die nie wiederhergestellt wurde, ist eine Hoffnung und keine Sicherung.

Kosten und Aufwand

Was ein eigener oder gemanagter Server kostet, hängt von der Zahl der Nutzer, der Datenmenge, der gewünschten Sicherung und davon ab, was schon vorhanden ist. Hardware, Einrichtung und laufenden Betrieb kalkulieren wir nach der Bestandsaufnahme und halten die Kosten im Angebot fest. Auch den Zeitaufwand für die Umstellung planen wir so, dass der Betrieb nebenher weiterläuft.

Dem steht gegenüber, was wegfallen kann: Lizenzen für Dienste, die kaum genutzt werden, Suchzeiten nach Dokumenten und Fotos und die Abhängigkeit von Preiserhöhungen einzelner Anbieter.

Schritt für Schritt statt alles auf einmal

Kein Betrieb muss das alles auf einmal umsetzen. Die sinnvolle Reihenfolge ist fast immer: zuerst die Arbeit draußen digitalisieren (CRAFTWERK auf den Geräten der Monteure), dann Dateien und Kalender zusammenführen (Nextcloud, in der Team-Version mit der CRAFTWERK-Ablage), dann die Fotos und Sonderfälle (Immich und Co.). Die Serverfrage klärt man parallel. Jeder Schritt bringt für sich Nutzen, und am Ende hat der Betrieb seine Daten wieder selbst in der Hand.

Wer wissen will, wie das für den eigenen Betrieb aussieht: Wir schauen uns die Ausgangslage an und sagen ehrlich, was sich lohnt und was nicht. Manchmal lautet die Antwort „erst mal nur die App, der Server kann warten“. Auch das ist Datensouveränität: selbst entscheiden zu können.

Häufige Fragen zur Umsetzung

Brauche ich einen IT-Mitarbeiter, um einen eigenen Server zu betreiben? Nein. Nötig ist eine klare Zuständigkeit für Updates und die Kontrolle der Sicherungen. Das kann ein technikaffiner Mitarbeiter übernehmen, oder ein Wartungsvertrag deckt es ab. Wer beides nicht will, fährt mit der gemanagten Variante besser.

Was kostet ein eigener Server für einen Betrieb mit zehn Mitarbeitern? Das hängt von Nutzerzahl, Datenmenge, Sicherung und vorhandener Technik ab. Hardware, Einrichtung und laufenden Betrieb kalkulieren wir nach der Bestandsaufnahme, die konkreten Zahlen stehen im Angebot.

Brauche ich Nextcloud noch, wenn CRAFTWERK eine eigene Ablage hat? Die Ablage gibt es nur in der Team-Version. Sie sammelt, was zu Kunden und Vorgängen gehört: Berichte, Fotos, Notizen, Diktate, Pläne, Belege. Nextcloud bleibt für Kalender, Kontakte und alle Dateien ohne Vorgangsbezug. Termine laufen zwischen beiden in beide Richtungen, die Berichts-PDFs landen zusätzlich in der Nextcloud.

Kann ich von der gemanagten Variante später auf eigene Hardware umziehen? Ein Umzug ist grundsätzlich möglich, weil Nextcloud, Immich und der CRAFTWERK-Server gemanagt als dieselbe Software laufen wie im Betrieb. Datenumfang, Schnittstellen und nötige Anpassungen klären wir vorab. Das gilt auch für den umgekehrten Weg.

Muss mein Betrieb komplett auf Linux umstellen? Nein. Der Server läuft unabhängig davon, womit die Arbeitsplätze arbeiten, und vorhandene Geräte laufen weiter. Wir selbst setzen für neue Arbeitsplätze auf Linux (Ubuntu, CachyOS) und macOS, weil das Lizenzkosten spart und ältere Hardware im Dienst hält. Ob Ihr Betrieb diesen Weg mitgeht, entscheiden Sie. Betreut ein IT-Dienstleister Ihre Arbeitsplätze, bleibt das so.

Funktioniert CRAFTWERK auch ohne den ganzen Server-Unterbau? Ja. Free und Pro arbeiten komplett auf dem Gerät, ganz ohne Server. Der Server kommt erst mit der Team-Version ins Spiel, wenn mehrere Mitarbeitende mit demselben Datenbestand arbeiten und die Ablage nutzen sollen.

Verwandte Beiträge und Leistungen

• CRAFTWERK, die Berichte-App im Überblick
• KI im Handwerk: Verwaltung mit eigener Infrastruktur
• Netzwerkinstallation und WLAN-Optimierung im Betrieb
• Vernetzte Technik absichern: Backups, VLANs, Updates
• Leistung: Netzwerktechnik und IT-Infrastruktur
• Leistung: Technische Arbeitsplatz-Ausstattung
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