Datenschutzerklärung CRAFTWERK-App

Diese Datenschutzerklärung gilt für die CRAFTWERK-App. Die Datenschutzerklärung für diese Website finden Sie unter dietrich.expert/datenschutz, die AGB der CRAFTWERK-App unter dietrich.expert/craftwerk-agb.

1. Verantwortlicher

DIETRICH.expert GmbH
Anhalter Straße 9
68775 Ketsch
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Tobias Lars Dietrich

E-Mail: datenschutz@dietrich.expert
Telefon: +49 6202 9530190

Nachfolgend „wir“, „uns“ oder „Anbieter“ genannt.

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2. Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Anwendung „CRAFTWERK“ (nachfolgend „App“) auf iPhone und iPad (Apple App Store), Android (Google Play sowie als Download über unseren Lizenzserver und unser eigenes F-Droid-Verzeichnis), macOS und Linux (Download über unseren Lizenzserver).

CRAFTWERK ist eine Software für Handwerks- und Servicebetriebe. Sie dient der digitalen Erfassung von Einsatzberichten, Notizen, Aufträgen, Arbeitszeiten, der Personalverwaltung und verwandten betrieblichen Abläufen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und den weiteren anwendbaren Vorschriften.

Nutzungsstufen: In den Stufen Free und Pro arbeitet die App als Einzelplatz ohne Firmenserver; Berichte und Notizen bleiben auf dem Gerät. Mit einem Team-Konto meldet sich die App an einem Unternehmensserver an und gleicht Daten mit ihm ab.

Verarbeitungskontext: CRAFTWERK ist für den betrieblichen Einsatz bestimmt. Nutzer sind Betriebsinhaber, Mitarbeiter und Administratoren. Endkunden erhalten keinen App-Zugang; ihre Daten werden nur im Rahmen der Auftragsabwicklung verarbeitet.

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3. Welche Daten werden gespeichert

3.1 Benutzerkonto und Authentifizierung (Team)

Lokal auf dem Gerät:

• Benutzername
• Authentifizierungs-Token (JWT Access Token, 1 Stunde Gültigkeitsdauer)
• Refresh-Token (30 Tage Gültigkeitsdauer)
• Server-URL des Unternehmensservers

Auf dem Unternehmensserver:

• Benutzername (eindeutig)
• Passwort-Hash: Das Gerät überträgt statt des Passworts dessen SHA-256-Wert; der Server speichert ausschließlich einen daraus gebildeten bcrypt-Hash
• Token-Historie für Sicherheitsaudit
• Letzte Anmeldung und Aktivitätsdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit)

3.2 Mitarbeiterstammdaten (Team)

Gespeichert lokal (SQLite) und auf dem Unternehmensserver (PostgreSQL):

• Vor- und Nachname, Adresse, Telefon, E-Mail
• Geräteinterne Nutzer-ID (UUID)
• Rolle (Gast, Pro, Büro, Admin; auf dem Server zusätzlich „Leser“ für Dienstkonten mit reinem Lesezugriff auf Berichte)
• Eintrittsdatum, Abteilung, Position, Vertragsart
• Wochenarbeitsstunden, Urlaubstage
• Notfallkontakt (Name und Telefon)

Nur für Administratoren und Büro-Nutzer sichtbar (lokal und serverseitig):

• Stundensatz, Gehalt und Vergütungsart
• Krankenkasse und Versicherungsnummer
• Steuerliche Identifikationsnummer und Steuerklasse
• Sozialversicherungsnummer
• IBAN und BIC

Azubi-spezifisch (falls zutreffend):

• Ausbildungsberuf, Ausbildungsjahr, Berufsschultage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beschäftigungsverhältnis) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten des Arbeitgebers, etwa im Steuer- und Sozialversicherungsrecht)

3.3 Einsatzberichte und Aufträge

Gespeichert lokal und, mit Team-Konto, auf dem Unternehmensserver:

• Kundendaten: Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Kundennummer
• Auftragsdaten: Nummer, Datum, Beschreibung, Einsatzort, Status
• Berichtsdaten: Datum, Arbeitszeiten (Start, Ende, Pause), Problembeschreibung, durchgeführte Arbeiten
• Eingesetztes Material mit Mengen und Preisen
• Ticket-, Angebots- und Rechnungsnummern
• Digitale Unterschriften von Kunden und Mitarbeitern

Ein auf dem Unternehmensserver eingegangener Bericht ist festgeschrieben und kann dort nicht einzeln gelöscht werden (Nachvollziehbarkeit nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung mit Kunden), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Aufbewahrungspflichten), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an betrieblicher Dokumentation und Nachweisführung)

3.4 Fotos, Kamera und Dokumentablage

Die App nutzt die Gerätekamera und die Fotobibliothek für:

• Fotos zu Einsatzberichten (Schäden, Installationszustand, Fertigstellungsnachweis)
• Fotos von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Fotos und Dokumente in Notizen und in der Dokumentablage

Fotos werden lokal auf dem Gerät und, mit Team-Konto, nach der Synchronisierung auf dem Unternehmensserver gespeichert. Bildmetadaten (EXIF) bleiben dabei erhalten; je nach Kameraeinstellung des Geräts kann darin der Aufnahmeort enthalten sein.

Auf dem Unternehmensserver werden Dokumente und Bilder der Dokumentablage lokal per Texterkennung (OCR) durchsuchbar gemacht und automatisch einer Ablagekategorie zugeordnet vorgeschlagen. Hochgeladene Dateien können dort lokal auf Schadsoftware geprüft werden. Externe Dienste werden für Texterkennung, Einordnung und Virenprüfung nicht genutzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

3.5 Standortdaten

Die App erfasst GPS-Standortdaten nur mit Standortberechtigung des Betriebssystems:

• Beim Anlegen einer Notiz auf Smartphone oder Tablet speichert die App den aktuellen Standort in der Notiz; beim ersten Mal fragt das Betriebssystem nach der Berechtigung.
• Der Satellitenfinder nutzt den Standort nur zur Anzeige der Ausrichtung und speichert ihn nicht.

Eine Ortung im Hintergrund findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über den Berechtigungsdialog des Betriebssystems, jederzeit in den Systemeinstellungen widerrufbar)

3.6 Notizen, Zeichnungen und Diktate

• Freihand-Zeichnungen (als Strichpfad-Daten) und Textnotizen
• Audio-Aufnahmen (in den Stufen Pro und Team, auf Wunsch des Nutzers)
• Eingebettete Fotos
• Standort der Notiz (siehe 3.5)

In den Stufen Free und Pro bleiben Notizen auf dem Gerät. Mit Team-Konto überträgt die App jede Notiz mit Inhalt beim Speichern automatisch samt Zeichnungen, Fotos, Audio-Aufnahmen und Standort in die Dokumentablage des Unternehmensservers, sofern die Notiz nicht als „nur auf diesem Gerät“ gekennzeichnet ist. Dasselbe gilt für Diktate. Auf iPhone, iPad und Mac kann die App eine Aufnahme auf Knopfdruck in Text umwandeln; die Spracherkennung läuft ausschließlich auf dem Gerät, der Ton verlässt es dafür nicht. Mit Team-Konto geht der fertige Text zusammen mit der Aufnahme in die Dokumentablage, damit die Suche ihn findet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (App-Nutzungsvertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherung der betrieblichen Dokumentation)

3.7 Abwesenheitsdaten (Team)

Gespeichert auf dem Unternehmensserver:

• Art der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Sonstiges)
• Start- und Enddatum, Anzahl der Tage
• Grund (optional, vom Nutzer eingegeben)
• Genehmigungsstatus und Genehmiger
• Angaben zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU-Kassennummer, Ausstellungsdatum) oder Foto

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; für Gesundheitsdaten siehe Ziffer 9

3.8 Spielstände (ElektroSnake, Volt-Hopper)

Ohne Team-Konto bleiben Spielstände auf dem Gerät. Mit Team-Konto sendet die App Spielergebnisse automatisch an den Unternehmensserver:

• Benutzername, Punktzahl, Level und Spieldauer
• Plattform und Betriebssystemversion
• Zeitstempel des Spielergebnisses

Die Bestenliste ist nur für Nutzer desselben Unternehmensservers sichtbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (freiwillige Nutzung der Spielfunktion)

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4. Datenspeicherung: Gerät und Server

4.1 Lokale Speicherung (auf dem Gerät)

Das App-interne Verzeichnis ist durch die Sandbox des Betriebssystems gesichert: Andere Apps haben keinen Zugriff. Auf gerooteten Android-Geräten oder per Jailbreak veränderten iPhones entfällt dieser Schutz. Administratoren sollten den Einsatz von CRAFTWERK auf solchen Geräten unterbinden.

4.2 Server-Synchronisierung (Team)

Mit Team-Konto synchronisiert die App mit einem Unternehmensserver:

• Verbindung: Für öffentliche Adressen erzwingt die App HTTPS. Für Server im internen Firmennetz oder im VPN verwendet sie HTTP; der Transport ist dort durch das VPN geschützt.
• Protokoll: REST-API mit JWT-Bearer-Token und einem Ereignisstrom für Änderungen
• Serverstandort: Die Server der DIETRICH.expert GmbH stehen in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland. Betreibt ein Kunde einen eigenen Server, gilt dessen Standort.
• Keine Hyperscaler-Cloud: Es werden keine Dienste von Amazon Web Services, Microsoft Azure oder Google Cloud genutzt.
• Kalender und Dateiablage: Beim Unternehmensserver der DIETRICH.expert GmbH werden Termine zusätzlich mit dem eigenen Kalenderserver (Nextcloud) abgeglichen und Berichts-PDFs in der eigenen Dateiablage (Nextcloud) gespeichert; beide laufen ebenfalls auf Servern der DIETRICH.expert GmbH bei Hetzner in Deutschland.

4.3 Speicherdauer

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5. Externe Dienste

5.1 OpenStreetMap Nominatim (Adressvervollständigung)

Die App kann Adressen bei der Eingabe über den Dienst Nominatim vervollständigen. Diese Funktion ist ab Werk ausgeschaltet und wird nur genutzt, wenn Sie sie im Adressfeld einschalten.

• Anbieter: OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich
• Übermittelte Daten: Postleitzahl, Ort, Anfang des Straßennamens und Land sowie technisch bedingt IP-Adresse und User-Agent
• Drittland: Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).
• Datenschutzerklärung des Anbieters: osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Einschalten der Funktion)

5.2 Fehler- und Absturzberichte (Sentry)

Zur Stabilitätssicherung nutzt die App in den ausgelieferten Versionen den Dienst Sentry:

• Anbieter: Functional Software, Inc. (Sentry), 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA
• Übermittelte Daten bei Fehlern und Abstürzen: technischer Fehlerbericht (Stacktrace und die zuletzt ausgeführten App-Schritte), App-Version, Betriebssystem, Gerätemodell, Zeitpunkt
• Sitzungsdaten: Bei jedem App-Start sendet die App zusätzlich Sitzungsdaten zur Messung der Stabilität.
• Einstellungen: Die App ist so eingestellt, dass sie keine personenbezogenen Zusatzdaten und keine Bildschirmfotos an Sentry sendet. Eine Abschaltung in der App gibt es derzeit nicht.
• Drittland: Functional Software, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO in Verbindung mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795).
• Datenschutzerklärung des Anbieters: sentry.io/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Stabilität und Fehlerbehebung der App)

5.3 Lizenzserver, Update-Prüfung und Download

Die App kontaktiert den Lizenzserver des Anbieters (liz.wirver.net), den die DIETRICH.expert GmbH auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betreibt:

• Update-Prüfung: bei jedem App-Start, in allen Stufen: App-Version und Plattform
• Lizenzprüfung: einmal täglich: Lizenzschlüssel, eine von der App erzeugte Geräte-Kennung (Zufalls-UUID, keine Hardware- oder Werbe-ID), App-Version, Build-Nummer, Plattform und Betriebssystemversion; bei älteren Lizenzschlüsseln für Unternehmen zusätzlich Gerätename, Modell, Hersteller und Bildschirmauflösung
• Store-In-App-Kauf (Apple, Google): zur Freischaltung des Pro-Abos die Belegdaten des Stores (Transaktions-Kennung bzw. Kauf-Token, Produkt-Kennung), Geräte-Kennung, Plattform, Betriebssystem- und App-Version; keine Zahlungsdaten
• Protokollierung: Der Lizenzserver speichert bei Lizenz- und Kaufprüfungen die IP-Adresse im Prüfprotokoll.

Über denselben Server stellen wir die App für Android, macOS und Linux zum Download bereit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Lizenz- und Vertragsdurchführung), für die Update-Prüfung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicheren und aktuellen App-Versionen)

5.4 In-App-Käufe über Apple und Google Play

Beim Kauf des Pro-Abos in der App aus dem Apple App Store erfolgt die gesamte Zahlungsabwicklung durch Apple, in der Android-App aus Google Play durch Google. Der Anbieter erhält vom jeweiligen Store keine Zahlungs- oder Kontodaten, sondern ausschließlich pseudonyme Transaktionsdaten (Transaktions-Kennung bzw. Kauf-Token, Abo-Status) zur Freischaltung des Abos. Zur laufenden Abo-Verwaltung (Verlängerung, Kündigung, Rückerstattung) übermittelt der jeweilige Store entsprechende Statusmeldungen an den Lizenzserver des Anbieters. Es gelten ergänzend die Datenschutzrichtlinien von Apple (apple.com/legal/privacy) und Google (policies.google.com/privacy).

5.5 Keine KI-Dienste in der App

Die App selbst sendet keine Benutzerdaten, Berichte oder Fotos an KI-Dienste. Die Serversoftware enthält eine optionale KI-Anbindung (lokales Modell, Anthropic, OpenAI oder Azure OpenAI), die ab Werk abgeschaltet ist.

5.6 Keine Tracking- oder Werbe-Dienste

CRAFTWERK verwendet keine Tracking-Werkzeuge oder Werbenetze:

• Kein Google Analytics, kein Firebase
• Kein Facebook SDK
• Kein Amplitude, Mixpanel oder vergleichbare SDKs
• Keine Werbe-IDs, kein Fingerprinting
• Keine Push-Dienste: Erinnerungen und Mitteilungen erzeugt die App lokal auf dem Gerät

Einzige technische Ausnahme ist das Fehler- und Absturzreporting nach Ziffer 5.2 (keine Nutzungsanalyse, kein Profiling).

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6. Empfänger und Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten erhalten nur:

1. Technische Dienstleister nach den Ziffern 4 und 5: die Hetzner Online GmbH als Rechenzentrumsbetreiber, Apple und Google für In-App-Käufe, Sentry für Fehlerberichte sowie, nur nach Einschalten, die OpenStreetMap Foundation für die Adressvervollständigung
2. Behörden und Gerichte, soweit eine gesetzliche Pflicht zur Auskunft besteht
3. Weitere Stellen zur Vertragsdurchführung, zum Beispiel ein Steuerberater, der Zugang zu Stundenauswertungen erhält, nur in Absprache mit dem Unternehmen

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7. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß DSGVO haben Sie folgende Rechte, die Sie jederzeit gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen können:

Zuständige Aufsichtsbehörde (Baden-Württemberg):
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Datenlöschung in der App:

• Konto löschen (Team-Konten): Einstellungen > Konto und Lizenz > Konto löschen. Das Server-Konto wird deaktiviert und anonymisiert, alle lokalen App-Daten werden gelöscht. Geschäftsunterlagen wie Berichte bleiben wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erhalten.
• Notizen löschen: in der Notizliste
• Berichte: Auf dem Unternehmensserver eingegangene Berichte sind festgeschrieben und können nicht einzeln gelöscht werden; die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) bleiben unberührt.

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8. Datensicherheit

8.1 Authentifizierung und Zugriffsschutz

• Passwort-Hashing: Kein Klartext-Passwort wird übertragen. Das Gerät überträgt den SHA-256-Wert des Passworts, der Server speichert und prüft ausschließlich einen daraus gebildeten bcrypt-Hash (Kostenfaktor 12).
• JWT-Tokens: mit HMAC-SHA512 signiert; Access Token 1 Stunde, Refresh Token 30 Tage, sicher im Schlüsselspeicher des Betriebssystems abgelegt. Bei einer Passwortänderung werden alle bestehenden Tokens serverseitig sofort ungültig.
• Automatische Token-Erneuerung: Sitzungsverlängerung ohne erneute Anmeldung
• Biometrische Anmeldung: optional mit Touch ID, Face ID oder Fingerabdruck, alternativ mit der Geräte-PIN. Biometrische Daten verbleiben im Betriebssystem und verlassen das Gerät nicht.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Gast, Pro, Büro und Admin mit festgelegten Rechten, auf dem Server zusätzlich die Rolle Leser. Lohn-, Steuer-, Sozialversicherungs- und Bankdaten sind nur für Admin- und Büro-Nutzer sichtbar.

8.2 Netzwerksicherheit

• Öffentliche Adressen: HTTPS wird von der App erzwungen, unter iOS zusätzlich durch App Transport Security.
• Interne Netzwerke: HTTP im Firmennetz oder VPN (das VPN schützt den Transport)
• Bearer Token: Alle API-Anfragen erfordern ein gültiges JWT, dessen Ablauf serverseitig geprüft wird.

8.3 Datensparsamkeit und Zugriffsbeschränkung

• Pro-Nutzer sehen nur eigene Berichte und Abwesenheiten.
• Büro-Nutzer sehen alle Berichte und Abwesenheiten sowie die Personaldaten nach Ziffer 3.2.
• Leser-Konten dürfen ausschließlich Berichte lesen.

8.4 Physische Datensicherheit

• App-Daten im geschützten Sandbox-Verzeichnis des Betriebssystems
• Server der DIETRICH.expert GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland (siehe Ziffer 4.2)
• Bei selbst betriebenen Servern: regelmäßige Datenbanksicherungen empfohlen

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9. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Die App verarbeitet folgende besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO:

Gesundheitsdaten: Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind Gesundheitsdaten. Sie werden ausschließlich im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG) und sind nur für den betroffenen Mitarbeiter sowie für Büro- und Admin-Nutzer einsehbar.

Biometrische Daten: Biometrische Daten (Fingerabdruck, Face ID) werden ausschließlich vom Betriebssystem verarbeitet und verbleiben im geschützten Bereich des Geräts. CRAFTWERK hat keinen Zugriff auf die biometrischen Merkmale.

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10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Funktionen der App oder die Rechtslage wesentlich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter dietrich.expert/craftwerk-datenschutz.

Bei wesentlichen Änderungen werden aktive Nutzer per In-App-Mitteilung informiert.

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11. Kontakt für Datenschutzanfragen

DIETRICH.expert GmbH
Anhalter Straße 9
68775 Ketsch
E-Mail: datenschutz@dietrich.expert
Telefon: +49 6202 9530190

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Diese Datenschutzerklärung gilt ab Version 1.2.6 der CRAFTWERK-App. Stand: 28.09.2026.